Persónuverndarstefna Fjölbrautaskóla Suðurlands

Persónuverndarstefna Fjölbrautaskóla Suðurlands

Fjölbrautaskóli Suðurlands (FSu), Tryggvagötu 25, 800 Selfossi, sími 480 8100, tölvupóstur fsu@fsu.is leggur áherslu á að vinnsla persónuupplýsinga á ábyrgð skólans fari fram í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga á hverjum tíma.

Í stefnu þessari eru veittar upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar skólinn vinnur með, í hvaða tilgangi, hversu lengi þær eru varðveittar, um miðlun þeirra og hvernig öryggis þeirra er gætt.

Einnig er lýst rétti einstaklings varðandi persónuupplýsingar og skýrt hvert hann getur leitað ef hann óskar eftir upplýsingum eða þykir á sér brotið.

Hvaða persónuupplýsingar vinnur FSu með?

FSu vinnur með persónuupplýsingar um nemendur og starfsfólk skólans, einstaklinga/viðskiptvini s.s. ráðgjafa, birgja, verktaka og lögaðila sem skólinn er í samskipum við. Vinnslan er takmörkuð við meðalhóf og takmarkast við það sem nauðsynlegt er og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi hverju sinni. Upplýsingarnar geta bæði verið á pappír eða rafrænar.

Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur sem FSu vinnur með:

• Nafn og kennitala.
• Heimilisfang, tölvupóstfang, símanúmer, myndir.
• Nöfn, kennitölur, heimilisföng, tölvupóstföng og símanúmer forráðamanna
• Mætingar
• Verkefnaskil
• Einkunnir
• Upplýsingar um sérþarfir (veittar af nemanda sjálfum eða forráðamanni).

Dæmi um persónuupplýsingar um starfsfólk sem FSu vinnur með eru

• Nafn,
• Kennitala,
• Heimilisfang,
• Símanúmer,
• Reikningsnúmer,
• Stéttarfélagsaðild,
• Launaflokkur,
• Myndir.

 

Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga

FSu safnar persónuupplýsingum til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga nr. 92/2008 sem gilda um framhaldsskóla og á grundvelli reglugerðar 230/2012 um nemendur með sérþarfir í framhaldsskólum. FSu er afhendingarskyldur aðili til Þjóðskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og ber að varðveita gögn fram að skilum til Þjóðskjalasafns. Einnig safnar skólinn persónuupplýsingum vegna samningssambands við starfsfólk og verktaka. Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga hjá FSu á því stoð í lögum og reglugerðum og varðar þjónustu sem skólinn veitir nemendum.

Eftirfarandi eru dæmi um tilgang upplýsingamiðlunar:

• Innritun nemenda í skólann
• Veiting einkunna fyrir námsárangur
• Yfirlit yfir námsframvindu
• Greiðsla fyrir vinnu eða vöru

Persónuupplýsingar og vinnsla þeirra
FSu leggur áherslu á að ekki sé gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur, til að ná því markmiði sem stefnt er að með vinnslunni. Í vinnsluskrá kemur fram á hvaða heimildum vinnslan er framkvæmd.  FSu gerir sitt ítrasta til að tryggja að gætilega sé farið með persónuupplýsingar. Verkferlar við vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga eru yfirfarnir og áhættumetnir reglulega.

Eftirfarandi grundvallarreglur ráða því hvernig þínar persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar hjá FSu:

• Þær skulu vera löglegar, sanngjarnar og réttar.
• Þær skulu vera varðar gegn óheimilum breytingum og meðhöndlaðar af trúnaði.
• Þær eru skráðar í sérstökum og skýrum tilgangi og ekki notaðar síðar í öðrum óskyldum tilgangi.
• Þær skulu vera uppfærðar og aðgengilegar.
• Þær skulu vistaðar jafn lengi og þörf er á eða lög kveða á um, ekki skemur og ekki lengur.
• Þær skulu aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og ekki afhentar öðrum nema að beiðni viðkomandi og með ótvíræðu samþykki hans eða ef skólinn ber lagalega skyldu til þess.

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar

Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða eða forráðamanni hans. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingarnar þó komið frá þriðja aðila, t.d. Þjóðskrá, heilbrigðisstofnun eða öðrum þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun skólinn leitast við að upplýsa um slíkt eftir því sem við á.

Vinnsluaðilar í samstarfi við FSu

Advania  hýsir námsferils- og kennslukerfið INNU í öruggu og vottuðu umhverfi. INNU er stýrt og aðgangsheimild bundin við þá einstaklinga sem þurfa aðgang að upplýsingum um nemendur, s.s. skólameistara, kennara, námsráðgjafa og forráðamanna ólögráða nemenda. INNA geymir gögn varðandi námsferil (einkunnir, áfanga, námslok og fl.)  í samræmi við reglugerðir þar að lútandi og er þeim gögnum ekki eytt úr kerfinu þegar hætt er að nota INNU. Þessi gögn eru áfram aðgengileg í gegnum Island.is vefinn. Gögn um viðveru eru geymd í 3 ár en að þeim tíma liðnum eru þau gerð ópersónugreinanleg.  Gögn um samskipti eru geymd á meðan viðkomandi er skráður í nám í menntastofnun í INNU.

Advania hýsir einnig kerfið Orra, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins. Allir kerfishlutar Orra eru aðgangsstýrðir.

Microsoft fyrirtækið þjónustar FSu með tölvuþjónustu í skýi, s.s. tölvupóst og gagnavistun. Microsoft er með starfsstöð á Írlandi og fylgir persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins. Tölvupóstur sem sendur er til FSu varðveitist hjá Microsoft og er ekki áframsendur til þriðja aðila. Tölvupóstur og gögn eru varðveitt í 30 daga eftir að nemandi eða starfsmaður hættir hjá stofnuninni.

Myndir og myndbirtingar

Í lokaða námskerfinu Innu eru birtar myndir af starfsfólki og nemendum í þeim tilgangi að auðvelda  auðkenningu einstaklinga. Opinberar myndbirtingar af nemendum takmarkast við hópmyndir sem teknar eru í skólanum eða á opinberum viðburðum á vegum hans og ljóst er að enginn einn nemandi er brennidepill myndarinnar. Frá og með september 2018 birtir FSu því aðeins myndir af starfsfólki eða nemendum á samfélagsmiðlum ef þær eru teknar á opnum viðburðum á vegum skólans og þær sýna ekki aðstæður viðkvæms eðlis.

Myndir af starfsfólki eru birtar opinberlega á vef skólans til auðkenningar. Starfsfólki er heimilt að óska eftir því að þessar myndir séu teknar úr birtingu.

Rafræn vöktun

Vöktun með eftirlitsmyndavélum er í öllum skólabyggingunum. Tilgangur vöktunarinnar er í þágu öryggis þeirra sem um skólahúsnæðið fara og muna í húsnæðinu.  Stjórnendur og húsverðir hafa aðgang að myndefninu sem aðeins er skoðað þegar upp koma tilvik sem varða öryggi. Í þágu netöryggis er upplýsingum um netnotkun safnað með atburðaskráningu. Aðgang að þeim upplýsingum hafa kerfisstjórar. Um framkvæmd rafrænnar vöktunar gilda sérstakar reglur nr. 837/2006 auk 14. gr. laga nr. 90/2018.

Afhending upplýsinga til þriðja aðila

FSu miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum, svo sem í tilfelli Vinnumálastofnunar eða ef viðkomandi nemandi eða starfsmaður hafi óskað eftir því og samþykkt það.

Hver er þinn réttur varðandi upplýsingar um þig?

• Þú hefur rétt til að fá upplýsingar um allar skráðar persónulegar upplýsingar um þig, rafrænar eða á pappír, hvaðan þær komu og til hvers þær eru notaðar.
• Þú hefur rétt til að koma á framfæri athugasemd við ófullkomnar eða rangar upplýsingar um þig.

Aðgangur forsjáraðila að upplýsingum

Aðgangur forsjáraðila að upplýsingum um námsframvindu ólögráða barna þeirra er veittur í vefkerfinu INNU. Upplýsingar um forsjáraðila eru sóttar í þjóðskrá þar sem aðilar eru tengdir saman á grundvelli fjölskyldunúmera. Í tilvikum þar sem forsjáraðili er búsettur á öðrum stað en viðkomandi nemandi er nafn hans ekki sjálfkrafa skráð í INNU. Í þeim tilfellum geta skráðir forsjáraðilar óskað eftir því við skólann að nýjum forsjáraðila sé bætt við. Einnig er bent á að til að sannreyna forsjá er hægt að framvísa forsjárvottorði frá þjóðskrá. Berist skólanum ábending um að aðili sem skráður er forsjáraðili fari ekki með forsjá barns mun skólinn gæta þess að persónuupplýsingum sé ekki miðlað til viðkomandi án þess að fullnægjandi heimild standi til hennar, s.s. á grundvelli samþykkis forsjáraðila. Þetta er í samræmi við úrskurð Persónuverndar mál nr. 2018/62.

Persónuverndarfulltrúi

Persónuverndarfulltrúi FSu tekur á móti erindum er varða vinnslu persónuupplýsinga. Hann er til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar, hlutast til um þjálfun starfsfólks og framkvæmir úttektir. Hann er tengiliður við Persónuvernd og vinnur með henni. Persónuverndarfulltrúi FSu er Ragnar Geir Brynjólfsson með tölvupóst personuvernd@fsu.is og síma 480 8158. Hægt er að senda honum póst merktum persónuverndarfulltrúa til Fjölbrautaskóla Suðurlands, Tryggvagötu 25, 800 Selfoss. Leitast er við að bregðast við öllum fyrirspurnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra.

Eftirlit

Ef einstaklingur hefur athugasemdir við vinnslu FSu á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar sem annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Upplýsingar um Persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is

Stefna þessi er endurskoðuð og yfirfarin reglulega.

08/2019/RGB