Verklagsreglur um greiðslu reikninga

Verklagsreglur fyrir móttöku og frágang reikninga í FSu

Í FSu eru  reknir tveir kerfishlutar úr Orra fjárhagskerfi ríkissjóðs er tengjast fjárhagsbókhaldi þetta eru  svokallað AP kerfi og GL kerfi.

Í AP kerfinu sem tekið var upp hjá FSu . á árinu 2015 er tekið á móti reikningum á XML formi eða rafrænu formi.  Vaxandi hluti viðskiptamanna ríkisstofnana kýs að gefa út slíka reikninga og í ljósi mikils pappírs og vinnusparnaðar er æskilegt að reyna að stækka þennan hluta bókhaldssins. Vinnuferlið í AP ætti að vera  með eftirfarandi hætti:

Aðili innan stofnunar, þar til bær, pantar einhverja vöru eða þjónustu hjá birgja og birgi gefur út rafrænan reikning.

Fjármálastjóri með skilgreint ábirgðarsvið (rekstrarstjóri) yfirfer XML reikning lagar það sem þarf að laga ef eitthvað, staðfestir eða hafnar.

Skólameistari fær tölvupóst um téðan staðfestan reikning og yfirfer samþykkir eða hafnar.  Lætur skólaritara vita af samþykkt reikninga með tölvupósti.

Samþykktur reikningur frá skólameistara birtist hjá skólaritara sem greiðir rafrænan reikning.

Talsverður hluti reikninga sem fara  í AP kerfið  kemur til FSu á pappír (ekki XML formi)  allir slíkir reikningar fara beint til skólameistara og eru samþykktir eða þeim hafnað eftir atvikum. 

Samþykktir reikningar eru síðan skráðir inn í kerfið af fjármálastjóra sem greiðir þá um leið. 

GL hluti Orra er nær eingöngu notaður til millifærslu milli reikninga og greiðslu á útgjöldum sem koma á greiðslukortum.